Résumé de Travailler plus intelligemment, pas plus dur

Parmi les nombreux livres destinés aux entrepreneurs, il en est un qui a été téléchargé des millions de fois sur Amazon et qui compte des milliers d’adeptes. Ce livre est Travailler plus intelligemment, pas plus dur par Timo Kiander (connu sous le nom de Productive Superdad sur les réseaux et les blogs).

Avec une approche stratégique et très pratique, Kiander expose ses réflexions et conclusions sur la productivité. Il énumère les méthodes et techniques qui lui ont permis de travailler plus efficacement et de trouver un équilibre entre le personnel et le professionnel.

Dans ce résumé, nous allons voir quels sont les principes de ce livre afin que vous puissiez vous aussi travailler intelligemment !

Résumé du livre Travailler plus intelligemment, pas plus dur

Ce livre d’auto-assistance se caractérise par le fait qu’il présente les choses de manière simple et facile à comprendre. Il favorise la mise en œuvre des changements. Cependant, tous ces changements nécessitent de la réflexion et de la proactivité.

Concepts clés de la productivité

Être productif signifie travailler plus efficacement. En d’autres termes, il s’agit de faire plus avec moins d’efforts, en tirant parti des ressources dont on dispose (connaissances, temps, outils de travail).

Pour Timo Kiander, la productivité repose sur plusieurs piliers. Lorsque ces piliers sont également utilisés pour construire votre vie quotidienne, vous commencez à travailler intelligemment.

• Levez-vous tôt pour commencer la journée avec énergie et concentration.

• Trouvez des techniques pour optimiser votre temps, en faisant des pauses et en évitant les distractions.

• Planifiez les tâches pour identifier les plus importantes.

• N’acceptez pas plus que ce que vous pouvez gérer et dites « non » lorsque c’est nécessaire.

Méthodes d’optimisation du temps

Le meilleur du livre Travailler plus intelligemment, pas plus dur est qu’il apporte des méthodologies d’optimisation du temps. Voici quelques-unes des techniques que Timo Kiander partage :

• Pomodoro. Ce sont des blocs de travail de 25 minutes suivis d’une pause de 5 minutes. Après avoir répété ce cycle 4 fois, une pause plus longue d’environ 15 minutes est prise. Les durées peuvent varier en fonction de vos besoins et de votre rythme.

• Technique 90-20. Cette technique consiste à travailler pendant une heure et demie (90 minutes), puis à faire une pause de 20 minutes. C’est une meilleure approche si vous travaillez sur des tâches importantes qui nécessitent de se concentrer pendant de longues sessions.

L’importance de la planification des tâches quotidiennes

Outre les techniques de gestion du temps, Timo Kiander explique comment planifier les tâches.

Il recommande de faire des listes pour regrouper les tâches qui se ressemblent et qui peuvent être effectuées ensemble, mais aussi pour détecter celles qui sont les plus importantes et qui doivent être accomplies rapidement.

Pour pouvoir maintenir la concentration, Kiander rappelle que, quelle que soit la technique utilisée, pendant les séances de travail, il faut faire taire les notifications et éliminer les distractions.

Principes d’efficacité de Travailler plus intelligemment, pas plus dur

Travailler plus intelligemment, pas plus dur soulève 18 principes de productivité. En suivant ces conseils, Timo Kiander promet que nos journées seront plus efficaces.

Nous ne travaillerons pas plus, mais nous travaillerons de manière plus optimale afin de profiter de notre temps libre.

Kiander comprend que cet équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle est le grand talon d’Achille des entrepreneurs. Créer une entreprise implique d’y consacrer beaucoup d’heures et d’y penser en permanence. Cette réalité est présentée comme la seule possible, mais l’auteur montre dans ce livre qu’il existe une autre façon de faire les choses. Tout dépend de la manière dont nous abordons notre productivité.

Passons en revue les 18 principes de Travailler plus intelligemment, pas plus dur.

Levez-vous plus tôt et commencez la journée avec énergie

Il s’agit d’un conseil classique qui est également repris dans d’autres ouvrages d’auto-assistance tels que Miracle Morning, Les 7 habitudes de ceux qui réussissent tout ce qu’ils entreprennent ou Ce que les gens qui réussissent font avant le petit-déjeuner.

Rien d’étonnant à cela. Se lever tôt signifie avoir quelques heures de plus, le matin, quand tout est plus calme. Commencer sa journée à 10 heures n’est peut-être pas une mauvaise chose en soi, mais cela signifie qu’au moment où vous vous asseyez à votre bureau, vous avez déjà des milliers de courriels, de messages, d’appels et de tâches qui s’empilent.

D’un autre côté, en vous levant à 7-8 heures du matin, vous pouvez passer du temps à faire de l’exercice, à méditer, à lire ou à prendre un petit-déjeuner tranquille. Des activités qui vous remplissent d’énergie et qui vous permettent de commencer la journée avec une attitude positive et un esprit concentré.

Trouvez votre technique de travail et votre rythme

Il existe de très nombreuses techniques de gestion du temps et de productivité. Timo Kiander explique trois des plus populaires d’entre elles :

• Pomodoro. Vous travaillez pendant 25 minutes, vous vous arrêtez 5 minutes et vous recommencez quatre fois. Après avoir effectué ces quatre cycles, vous pouvez vous reposer pendant 15 minutes avant de recommencer les sessions 25-5.

• Technique 90-20. Pour les personnes qui ont besoin de séances de travail plus longues, cette méthode est recommandée. Vous travaillez pendant 90 minutes et vous vous reposez pendant 20 minutes.

• Technique 52-17. Cette technique consiste à travailler pendant 52 minutes et à faire une pause de 17 minutes. Ces chiffres semblent un peu alternatifs, mais ils répondent à des études sur les rythmes qui, par nature, sont plus adaptés à l’être humain.

Timo Kiander ne cherche pas à savoir ce qui est le mieux ou le moins bien. Ce qu’il fait, c’est présenter les options, de sorte que chacun puisse trouver celle qui convient le mieux à son rythme.

Par exemple, si, en tant qu’entrepreneur, vous avez beaucoup de petites tâches à accomplir en peu de temps, Pomodoro semble être une bonne option. En revanche, si certaines de vos tâches quotidiennes prennent beaucoup de temps et qu’une fois que vous vous y êtes mis et que vous vous êtes concentré, il est contre-productif de s’arrêter au bout de 25 minutes, vous devriez peut-être essayer la technique 52-17 ou 90-20.

Stratégies pour réduire les distractions

Quelle que soit la nature de vos sessions de travail, et quelle que soit la durée pendant laquelle vous restez « enfermé » dans une tâche, il est important que, pendant cette période, les distractions soient mises de côté.

C’est souvent difficile, car des notifications attirent constamment notre attention et nous incitent à lire et à répondre à un message WhatsApp.

Timo Kiander a également son mot à dire à ce sujet :

• Limitez le temps que vous consacrez aux outils de communication tels que le courrier électronique, WhatsApp, etc. Par exemple, si vous suivez la méthode Pomodoro, réservez l’une de vos sessions de 25 minutes à la réponse aux messages et à la vérification des notifications. Le reste du temps, désactivez les notifications.

• Faites savoir à votre entourage que vous ne voulez pas être dérangé. Un téléphone peut être mis sous silence, mais une interruption de votre partenaire ou d’un collègue demandant où vous avez laissé telle ou telle chose ne peut pas l’être. Demandez simplement à ne pas être dérangé, sauf en cas d’urgence.

• Rappelez-vous que tout peut attendre. Un message que quelqu’un vous envoie à 10 heures pour vous demander quelque chose peut très bien attendre une heure avant qu’on y réponde.

• Faites une pause pour éviter les distractions internes. Il est fréquent que, si vous travaillez pendant des heures sans faire de pauses adaptées à votre rythme, votre tête commence à vagabonder, à penser au film que vous avez vu la veille, ou à faire mentalement la liste des courses. Votre tête a besoin de se reposer et vous devez lui accorder une pause avant qu’elle ne puisse se concentrer à nouveau à 100 %.

Planifiez vos journées

La pire chose qu’un entrepreneur puisse faire, surtout s’il travaille seul et gère l’ensemble de son entreprise, c’est de ne pas planifier ses journées.

La veille au soir, en fin de journée ou le matin même, prenez quelques minutes pour réfléchir à ce que vous devez faire le lendemain. Dressez une liste des tâches, des réunions, des livraisons et de tout autre facteur qui se produira au cours de votre journée.

Cet ordre mental vous permettra de mieux utiliser votre temps et de commencer votre journée de manière plus détendue.

Traitez votre corps comme un temple

Comme le dit Marc Reklau dans Change d’habitudes, change de vie, prendre soin de son corps est important pour la productivité. Il existe un lien entre la santé et la performance.

Lorsque vous vous asseyez pour travailler, n’oubliez pas de boire de l’eau et de manger quelque chose de temps en temps. Ne vous contentez pas de café ou d’aliments peu nutritifs, car votre cerveau s’en apercevra.

Avez-vous déjà eu mal à la tête en travaillant ? Les causes peuvent être multiples, et l’une d’entre elles est un manque d’hydratation. En revanche, lorsque vous buvez suffisamment d’eau, votre cerveau est plus actif et vous avez plus d’énergie.

Bien entendu, il est également essentiel de bouger et de pratiquer une activité physique, ainsi que de dormir suffisamment.

Identification des zones d’impact

Il y a tâches, et tâches. Ce sont les plus pertinentes que vous devez accomplir en premier. Le problème est généralement d’identifier les tâches les plus importantes.

Ce sont celles qui auront l’impact le plus important sur vos objectifs et vos résultats, même à long terme. Par exemple, définir une nouvelle stratégie marketing pour augmenter les ventes d’un produit.

De nombreux entrepreneurs confondent les tâches prioritaires avec les tâches urgentes. Il s’agit de tâches dont le résultat est immédiat, à court terme, mais qui n’ont pas d’impact au-delà.

N’organisez des réunions que lorsqu’elles sont nécessaires

Les réunions peuvent être une grande perte de temps et, bien souvent, elles pourraient prendre la forme d’un simple courrier électronique.

Pour savoir quand il est indispensable ou non de rencontrer quelqu’un, Timo Kiander nous invite à nous poser quelques questions :

• Dois-je vraiment être présent ? Il se peut que vous n’ayez rien à apporter et que ce soit donc une perte de temps. Par exemple, une réunion sur un projet qui, jusqu’à nouvel ordre, n’entre pas dans les attributions de votre service.

• Puis-je le faire en ligne ? Les réunions en face à face (surtout si elles impliquent un déplacement) prennent généralement beaucoup de temps. Par conséquent, si le problème peut être résolu par un appel téléphonique ou vidéo, optez pour cette solution afin d’éviter que ce qui pourrait durer 15 minutes ne se transforme en une heure.

• Cette réunion est-elle indispensable à 100 % ? Souvent, les réunions sont programmées longtemps à l’avance et l’on ne vérifie pas si elles ont encore un sens. Par exemple, une réunion de suivi sur un projet qui n’a pas progressé.

• Pouvez-vous limiter la durée de la réunion ? Toutes les réunions ne doivent pas nécessairement durer une heure, surtout si vous n’avez pas le temps de le faire. Dans ce cas, il est conseillé de fixer non seulement l’heure de début, mais aussi l’heure de fin. De cette manière, les participants sauront qu’ils doivent optimiser ce dont ils veulent discuter.

Timo Kiander recommande en outre, si la réunion doit se tenir en ligne, de tester la plateforme au préalable (Zoom, Skype, Google Meet…). Vous éviterez ainsi les échecs dus au fait que la caméra ou le microphone ne fonctionne pas. Et vous pourrez les réparer à temps ou reporter la réunion au lieu de perdre une demi-heure parce qu’un participant ne peut pas se connecter correctement.

Regrouper les tâches similaires

Reprenant l’idée de la planification des tâches, Timo Kiander propose d’analyser quelles sont les tâches identiques et qui peuvent être regroupées afin de les réaliser en même temps.

Revenons à l’exemple du courrier électronique. Si, au cours de la journée, vous devez répondre à deux courriels, en envoyer un nouveau et archiver ceux auxquels vous avez déjà répondu, au lieu d’effectuer chaque tâche séparément, consacrez un bloc de travail pour les effectuer toutes ensemble.

Un autre exemple pourrait être celui d’un entrepreneur qui possède une boutique en ligne et qui doit préparer des commandes. Au lieu de faire chaque commande au fur et à mesure qu’elle arrive et d’en laisser certaines à moitié terminées, il pourrait attendre midi ou la fin de la journée pour consacrer une heure ou deux à l’impression des étiquettes d’adresse, à l’emballage et à la préparation du sac pour le bureau de poste.

Gérer votre courrier électronique (ou tout autre outil de communication)

Timo Kiander partage l’idée de gestion productive du courrier, WhatsApp ou toute autre plateforme de messagerie.

La tendance est de répondre à tout sur le champ, mais la réalité est que cela ne fait qu’engendrer des distractions. Cela vous oblige à déplacer votre attention d’une tâche à un courriel qui, s’il n’est pas extrêmement urgent, peut attendre.

L’auteur propose de ne consacrer que quelques blocs de travail aux messages. Par exemple, une fois en milieu de matinée et une fois dans l’après-midi, juste avant la fermeture. Considérez qu’il est préférable que ce ne soit pas la première chose que vous fassiez dans la journée, car un courriel peut sembler très urgent et bouleverser votre emploi du temps quotidien.

Cela suscite souvent des craintes. Que se passe-t-il s’il y a quelque chose de très urgent et que je ne le vois que trois heures plus tard ? L’idéal, dans ce cas, est d’éduquer les personnes qui travaillent avec vous (collègues, clients, fournisseurs…). Une idée consiste à envoyer un courriel automatique dans lequel vous précisez que vous ne répondrez peut-être pas avant x heures, car c’est à ce moment-là que vous vérifiez votre boîte de réception. Dans ce cas, vous pouvez également leur demander de vous téléphoner s’il s’agit d’une question urgente.

Déléguez et faites confiance à votre équipe

Déléguer est une sorte d’utopie pour les entrepreneurs, surtout lorsqu’ils viennent de créer leur entreprise. Cependant, il faut toujours garder cela à l’esprit, car travailler intelligemment implique parfois que d’autres personnes prennent en charge des tâches que vous aviez l’habitude de faire vous-même. Embaucher un assistant à l’heure ou un travailleur indépendant pour vous aider occasionnellement dans certaines tâches, c’est aussi déléguer.

Dans un environnement professionnel, si vous travaillez pour une entreprise, il est plus facile de déléguer. Vous pouvez le faire non seulement avec vos propres employés, mais aussi avec des collègues qui peuvent vous donner un coup de main et partager avec vous la charge d’un projet.

Quelle que soit la situation, si vous déléguez, déléguez bien. Timo Kiander donne quelques conseils à ce sujet :

• Documentez tous les processus que l’autre personne doit connaître pour assumer la tâche.

• Gardez la communication toujours ouverte afin de pouvoir lever les doutes et définir les responsabilités de chacun.

• Faites un suivi pour que la délégation ne se transforme pas en absence absolue de contrôle ou en liberté totale qui aboutit à une mauvaise exécution parce que des doutes ou des erreurs n’ont pas été détectés à l’avance.

N’oubliez pas de faire des pauses

Si vous suivez l’une des techniques proposées par Timo Kiander, vous aurez des pauses « programmées ». Cependant, nous avons parfois tendance à « sauter » ces pauses parce que nous pensons que s’arrêter est une perte de temps.

Or, s’arrêter n’est jamais une perte de temps, mais un gain en termes de productivité. Faire des pauses actives, en fonction de nos rythmes, nous aide à récupérer de l’énergie, à reposer notre cerveau pendant quelques minutes et à revenir la tête prête à continuer à travailler de manière intelligente et efficace.

S’attaquer aux « crapauds » dès que possible

Qu’est-ce qu’un crapaud ? Timo Kiander appelle « crapauds » (toadies) les tâches qui sont continuellement remises à plus tard mais qui doivent logiquement être accomplies à un moment ou à un autre.

La réalité est la suivante. Le plus tôt vous accomplirez ces tâches, le mieux ce sera. Souvent, elles sont même « rapides » à accomplir, mais elles nous rendent si paresseux que nous transformons un grain de sable en une montagne. Un exemple de crapaud serait d’envoyer un courriel pour demander une facture.

Si vous procrastinez, vous ne ferez qu’augmenter l’anxiété liée à cette tâche. En revanche, si vous vous attaquez à la tâche et cessez d’y penser, vous la terminerez et, même si elle n’est pas agréable (par exemple, parce qu’il s’agit d’un appel avec un client en colère), plus vite vous la sortirez de votre esprit, plus vite vous pourrez passer à autre chose et supprimer la charge mentale que vous imposait le fait de penser à la faire.

Faites une liste de choses à faire

Pour avoir une vision claire des tâches qui se ressemblent et du temps dont vous disposez chaque jour, Timo Kiander conseille d’avoir une liste de tâches.

L’auteur considère qu’il existe deux types de listes. La mise en œuvre (définition des étapes de réalisation d’une tâche, comme des instructions ou une recette de cuisine) et la vérification (utilisée pour confirmer qu’une tâche a été accomplie).

Ici, le grand conseil est le suivant : mettez à jour les listes et complétez-les avec les données nécessaires.

Prenez une « photo » de votre bureau avant de partir en vacances

Il ne s’agit pas d’une photo au sens propre du terme, mais faites un effort pour vous souvenir de ce que vous y laissez. En d’autres termes, notez les projets sur lesquels vous travaillez et qui seront encore là à votre retour. Ainsi que la personne à qui vous avez demandé de faire quelque chose et qui devra vous tenir au courant à votre retour.

Une fois que tout cela sera clair, vous reviendrez plus calmement en sachant quoi reprendre, et non pas avec des nerfs à fleur de peau parce que vous n’avez pas le temps de vous rattraper.

Concentrez-vous sur une seule chose

Le multitâche est l’un des grands maux de notre société. L’incapacité à se concentrer sur une seule chose et le fait de s’occuper de mille choses à la fois crée le chaos.

Timo Kiander suggère de se concentrer sur une seule tâche. S’il s’agit d’une tâche importante, il nous encourage à la diviser en tâches plus petites et plus faciles à gérer sur lesquelles nous pouvons nous concentrer. Cela nous aidera à ne pas avoir l’impression de ne pas tout faire. À ne pas laisser les processus à moitié terminés et à réduire les erreurs.

Apprenez à dire « non

Votre temps est limité. Comprendre cela est la première étape pour dire « non » et ne pas nous accabler de tâches, de problèmes, de projets que nous ne pouvons pas assumer si nous sommes réalistes.

Pour savoir exactement de combien de temps vous disposez, commencez à noter le nombre d’heures ou de minutes qu’il vous faut pour effectuer certaines tâches. Utilisez un chronomètre ou notez le nombre de cycles de travail dont vous avez besoin.

Quand vous êtes clair sur votre temps et votre disponibilité, communiquez-les aux personnes avec lesquelles vous travaillez ou à vos clients lorsqu’ils vous demandent de faire quelque chose. Si, par exemple, votre patron vous demande à la dernière minute de rédiger un rapport et que vous savez que vous avez besoin d’une journée entière de travail, expliquez-lui votre emploi du temps et dites-lui que, compte tenu de l’urgence, vous ne pourrez pas lui remettre le rapport.

Contrôlez ainsi vos attentes et celles des autres.

Apprenez à connaître vos outils de travail en profondeur

Peu importe le logiciel que vous utilisez tant que vous savez l’utiliser.

De nombreuses personnes sont lentes à accomplir des tâches et des projets parce qu’elles ne maîtrisent pas les outils qu’elles doivent utiliser pour y parvenir. Dans cette situation, deux options s’offrent à elles : passer à un outil plus accessible ou, si cela n’est pas possible (par exemple, parce qu’il s’agit d’un outil utilisé dans toute l’entreprise), faire l’effort d’apprendre à l’utiliser.

Cette dernière option peut sembler une perte de temps, mais il s’agit d’un investissement. Pensez que lorsque vous aurez automatisé l’utilisation, par exemple, de formules Excel ou de raccourcis clavier, vous n’aurez plus à demander constamment de l’aide ou à chercher des tutoriels sur Google.

Trouvez l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Le travail prend beaucoup de temps dans notre journée, mais il ne peut pas tout prendre. Timo Kiander suggère de trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et nous avertit donc de l’importance de savoir combien de temps nous passons à travailler.

Cela nous aidera non seulement à connaître nos horaires et voir si nous travaillons trop, mais aussi à optimiser le temps. Vous pouvez passer 10 heures devant l’ordinateur, mais pendant 2 de ces heures vous regardez Twitter. Pensez qu’en prenant conscience de ces deux heures, vous pourrez les récupérer et les utiliser pour ce qu’elles sont vraiment : votre temps libre.

Application pratique des enseignements de Travailler plus intelligemment, pas plus dur

Comme c’est le cas pour de nombreux autres livres de développement personnel, l’application des enseignements de Travailler plus intelligemment, pas plus dur est facile.

L’approche de Timo KIander est très pratique. Il donne beaucoup de conseils et d’indications pour comprendre ses explications et pouvoir les mettre en œuvre dans nos routines et notre approche de la vie et du travail.

Comment mettre en place une discipline sélective

L’un des grands conseils de Timo Kiander est de se concentrer sur ce qui est vraiment important. Il ne s’agit pas seulement d’apprendre à dire « non » pour optimiser le temps, mais aussi de détecter les tâches qui méritent toute notre attention et celles qui ne la méritent pas.

En ce sens, voici ce qu’il faut faire pour avoir une discipline sélective.

• Créez une liste de choses à faire que vous pouvez cocher au fur et à mesure que vous les accomplissez, ainsi qu’une liste d’instructions pour les tâches les plus importantes. Cela vous aidera à les diviser en sous-tâches plus faciles à gérer.

• Évaluez les tâches qui auront le plus d’impact sur vos objectifs, afin que vous puissiez les identifier comme importantes ou hautement prioritaires. Déterminez également les tâches qui sont similaires les unes aux autres afin de les regrouper et d’en faire un seul bloc de travail.

• Définissez vos horaires de travail pour savoir quand dire « non » ou quand dire « oui », mais avec des nuances.

• Trouvez une méthode de gestion du temps et des blocs de travail qui vous conviennent. La technique Pomodoro est la plus connue, mais il en existe d’autres, comme la technique 52-17 ou la technique 90-20. Au cours des cycles de travail, respectez les pauses et accordez une attention maximale lorsque cela compte, en éliminant les distractions telles que la consultation des courriels toutes les cinq minutes ou les notifications sur les téléphones portables.

• Vérifiez vos tâches en attente et votre temps disponible à la fin de la journée et de la semaine. En fonction du déroulement de la journée, vous pouvez prendre de nouvelles décisions en matière de productivité, d’optimisation du temps ou de gestion de projet.

Gestion du temps au travail et dans l’environnement personnel

Nous disposons tous de 24 heures par jour, et il est évident que toutes ne sont pas consacrées au travail.

D’autre part, comme le dit le titre du livre, il ne s’agit pas de travailler plus, mais de travailler plus intelligemment. Cela implique une bonne gestion du temps.

• Prenez quelques minutes pour planifier votre journée et dressez une liste des choses à faire.

• Suivez une technique de gestion du temps qui consiste à ne pas se laisser distraire pendant les périodes de travail et à savoir clairement quelle tâche ou quel groupe de tâches vous devez accomplir.

• Accomplissez les tâches les plus importantes au début de votre journée.

• Ne procrastinez pas avec les tâches qui vous stressent et que vous repoussez sans cesse jusqu’à ce qu’elles deviennent une lourde charge mentale.

• Ne consultez votre courrier électronique qu’une ou deux fois par jour. Considérez la vérification de ces notifications comme une corvée, qui nécessite donc des horaires et des plages de travail spécifiques.

• N’organisez pas de réunions si elles ne sont pas strictement nécessaires. Les réunions planifiées doivent avoir un objectif clair.

• Déléguez si nécessaire mais faites-le consciemment et en informant l’autre personne. Sinon, tout le monde perdra son temps.

• Les pauses vous permettent de vous reposer l’esprit et de reprendre le travail avec plus de productivité.

• Utilisez un système tel que RescueTime ou un chronomètre traditionnel pour mesurer le temps que vous consacrez à chaque tâche ou combien de temps vous travaillez réellement.

• Apprenez à utiliser vos outils pour optimiser leur utilisation et, par conséquent, ne pas perdre de temps à chercher constamment des tutoriels ou à demander de l’aide à d’autres personnes.

Cas de réussite dans l’application de ces techniques

Bien que la meilleure histoire de réussite puisse être la vôtre si vous prenez la décision d’appliquer les techniques de Travailler plus intelligemment, pas plus dur, voici quelques exemples qui illustrent les aspects positifs des conseils de Timo Kiander.

La technique du cycle de travail

L’auteur américain Ben Dolnick a commencé à utiliser la technique du cycle de travail en dernier recours pour rendre ses journées de travail à la maison plus productives.

Il l’a fait par la méthode la plus élémentaire : l’achat d’un minuteur de cuisine. Chaque jour, il a chronométré ses heures de travail et ses pauses. Au lieu d’être obsédé par une technique particulière comme Pomodoro, il a trouvé ses rythmes pour établir la durée de chaque bloc.

De plus, en suivant les recommandations de Timo Kiander, il a commencé à savoir avec certitude le temps nécessaire pour effectuer chaque tâche. Ainsi, il savait qu’il ne pouvait plus remettre à plus tard l’envoi d’un courriel parce qu’il n’en avait pas le temps, puisqu’il savait maintenant que cela ne lui prenait que huit minutes.

Gestion des réunions

Timo Kiander sait que les réunions peuvent être une énorme perte de temps et sont donc toujours une source d’inquiétude pour les entreprises. Ce qui en fait un point d’amélioration.

L’une de ces entreprises est une marque de luxe européenne, que les réunions réduisaient la satisfaction des employés et prenaient trop de temps et de ressources.

Afin d’alléger le fardeau des réunions, l’entreprise a mis en place certaines stratégies qui rappellent celles proposées par Timo Kiander.

D’une part, elles ont établi que toutes les réunions devaient avoir un objectif, ainsi qu’un ordre du jour des points à discuter. En outre, l’entreprise a commencé à fixer leur durée à l’avance, afin de garantir leur brièveté et leur concision.

Questions sur Travailler plus intelligemment, pas plus dur

Questions sur la productivité

Qu’est-ce que la technique Pomodoro et comment est-elle utilisée ?

La technique Pomodoro est une méthode de gestion du temps qui consiste à diviser le travail en blocs de 25 minutes, séparées par de courtes pauses de 5 minutes. Après quatre blocs (c’est-à-dire 25-5-25-5-25-5-25-5-25), il y a une pause plus longue de 15 à 30 minutes.

Il s’agit d’une méthode permettant d’améliorer la concentration et la productivité en vous « forçant » à travailler sur des tâches sans interruption et avec des pauses régulières pour éviter l’épuisement professionnel.

Comment Timo Kiander met-il en œuvre la technique 52-17 dans sa vie quotidienne ?

Comme l’a établi l’étude du Draugiem Group, Timo Kiander explique que, pour mettre en œuvre la technique 52-17, il faut travailler pendant 52 minutes et faire une pause de 17 minutes.

Pourquoi est-il important d’identifier les zones d’impact ?

Savoir quels sont les domaines d’impact de chaque tâche, c’est-à-dire l’impact qu’elles auront sur vos objectifs, est crucial.

Comprendre comment chaque tâche ou projet influencera les résultats que vous recherchez vous permet de mettre l’accent sur ces tâches qui auront une réelle influence. Les autres doivent également être accomplies, mais peut-être pas classées par ordre de priorité de la même manière.

En bref, en vous concentrant sur les tâches à fort impact, vous maximisez votre productivité et évitez de perdre beaucoup de temps et d’efforts pour des questions moins pertinentes.

Questions sur la gestion du temps

Quelles méthodes Timo Kiander propose-t-il pour réduire les distractions ?

Timo Kiander donne plusieurs conseils pour éviter les distractions et rester concentré au travail.

• Éliminez les interruptions comme les notifications.
• Utilisez des outils pour mesurer ce à quoi vous consacrez votre temps pendant les heures de travail.
• Établissez des horaires de travail ou des blocs de travail pour effectuer des tâches telles que la vérification des courriels et des messages.
• Communiquez avec vos collègues ou votre famille lorsque vous êtes dans un bloc de travail et que vous devez vous concentrer.

Comment planifier efficacement une journée de travail ?

Pour planifier une journée de travail, il y a plusieurs recommandations :

• Faites une liste de choses à faire pour planifier votre journée.
• Détectez quels sont les impact et classez-les par ordre de priorité.
• Regroupez toutes les tâches similaires afin d’améliorer l’efficacité de leur exécution.
• Faites des blocs de travail de concentration maximale, ainsi que des pauses.
• Gardez toujours à l’esprit combien de temps cela prend pour effectuer chaque tâche.

Quelle est la différence entre la technique 90-20 et la technique Pomodoro ?

Il s’agit dans les deux cas de techniques de gestion du temps. Bien qu’elles fonctionnent de manière similaire, elles diffèrent par la durée des cycles de travail.

La technique Pomodoro définit des blocs de concentration de 25 minutes et des pauses de 5 minutes, de sorte que lorsque 4 blocs de concentration sont terminés, il y a une pause plus longue de 15 à 20 minutes.

Le problème est que de nombreuses personnes ont trouvé que 25 minutes étaient trop courtes, car leurs tâches nécessitaient une concentration plus longue. C’est pourquoi, la technique 90-20 propose de travailler pendant une heure et demie et de se reposer pendant 20 minutes. Cela aide les personnes qui ont besoin d’autres rythmes et cycles de travail.

Questions sur l’équilibre personnel et professionnel

Comment la santé affecte-t-elle la productivité ?

Timo Kiander s’exprime aussi à propos de la relation entre la santé et la performance. Il est important non seulement de faire des pauses qui nous permettent de nous reposer l’esprit, mais aussi de faire des choses plus concrètes comme boire de l’eau.

Comment le livre recommande-t-il de concilier vie personnelle et vie professionnelle ?

Travailler plus intelligemment, pas plus dur recommande de fixer des limites claires entre le temps de concentration et les pauses. Il encourage également à dire « non » lorsque ce qui est proposé implique un travail que l’on ne peut pas assumer et qui prendrait du temps sur le plan personnel.

Comment la discipline sélective permet-elle de mieux se concentrer sur les tâches importantes ?

La discipline sélective aide à améliorer la concentration. Se concentrer sur les tâches prioritaires ou pertinentes, c’est-à-dire sur celles qui sont en rapport avec nos objectifs, permet d’apprendre à identifier et à hiérarchiser celles qui ont le plus d’impact.

Voulez-vous commencer à mettre en œuvre les techniques et les conseils de Travailler plus intelligemment, pas plus dur ? Faites-le en lisant le livre. Vous pouvez l’acheter en suivant ce lien (livre en anglais) !

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